Beste leden,

Hieronder vinden jullie de details van het aangenomen besluit inzake de participatie in de ALV van 14 november j.l.

Met directe ingang kan ieder spelend lid of de ouders/verzorgers van een spelend lid, zich aanmelden voor het invullen van participatie uren in de voetbal.nl app.

Waarom participatie?

Om te voorkomen dat slechts een klein groepje vrijwilligers de andere leden in staat stellen om te kunnen voetballen en een leuke tijd bij een goed georganiseerd BSV Olympia ‘18 te hebben, wordt ieder spelend lid (of een ouder/verzorger van een spelend lid) verplicht om een klein aantal uren per jaar iets voor de club te gaan doen. Denk hierbij aan het zijn van trainer of leider, het meedraaien in de kantinedienst of een jeugdspeler die op de zaterdag als jeugdscheidsrechter optreedt.

De spelregels voor deze participatie kun je hieronder vinden, lees deze goed door!

• Spelende leden binnen onze participatieregeling zijn leden van BSV Olympia’18 die actief deelnemen aan wedstrijdactiviteiten bij één van onze teams.
• Per seizoen wordt van spelende leden vanaf 16 jaar en van ouder(s)/verzorger(s) van spelende leden jonger dan 16 jaar (verder in deze genoemd “participant”), verwacht zich minimaal 8 uur in te zetten voor onze vereniging (het rijden bij wedstrijden, het incidenteel vlaggen van een wedstrijd, wassen van kleding of verzorgen van fruit is geen participatie).
• De participatiebijdrage bedraagt EUR 100,- euro per voetbalseizoen per participant. In het geval er sprake is van meer dan 2 spelende leden per gezin wordt de participatiebijdrage gemaximeerd tot 2 spelende leden, ofwel 2 x EUR 100,- .
• De participatiebijdrage zal bij het niet voldoen aan het minimale aantal van 8 uur participatie (bij 2 spelende leden 16 uur) in een seizoen direct aan het einde van dat seizoen geincasseerd worden, dit zal tegelijktijd met de contributie geind worden.
• Wanneer een participant reeds op vaste tijden vrijwilligers werk doet voor de vereniging (denk aan leiden/trainen team/vaste kantinediensten/facilitaire zaken), geldt een vrijstelling voor de participatie regeling.

Wil je ook een carriere als vrijwilliger starten? Meld je aan via planning@olympia18.nl

• De vastlegging van de deelname aan de partcipatieregeling gebeurt door de participant zelf; hij of zij legt zelf in voetbal.nl vast welke activiteiten er worden uitgevoerd via de vrijwilligersplanning aldaar.  
• Participanten zijn zelf verantwoordelijk voor aanwezigheid bij de uitvoer van taken, bij afwezigheid wordt door de participant zelf vervanging geregeld.
• Voor een reeds ingeplande dienst kan het verzoek (via de app) gedaan worden om een dienst te ruilen, deze dienst is pas geruild als deze toegewezen is aan een ander!
• Participatie uren zijn overdraagbaar; dit is enkel toegestaan als dit vooraf gemeld is met een verzoek tot overdracht van deze uren door middel van een mail naar planning@olympia18.nl.
• Een participatiedienst die vervalt ivm afgelasting van wedstrijden zal als uitgevoerd beschouwd worden als de communicatie hierover dezelfde dag plaatsvind. Diensten gecancelled op een eerder moment zullen als niet uitgevoerd beschouwd worden en deze zullen opnieuw ingepland dienen te worden.
• De controle op deelname wordt uitgevoerd door de daarvoor aangewezen personen.
• De financiële opbrengsten uit de participatiebijdrage hebben primair als doel onverrichte vrijwilligerstaken alsnog in te vullen door middel van betaalde krachten. Hierover zal in jaarvergadering verslag worden gedaan. De bestemming van een eventueel gerealiseerd overschot wordt door de algemene ledenvergadering bepaald.

Extra richtlijnen start participatie 1 januari 2023:

• Voor seizoen 2022/23 en 2023/24 zal, ivm de start van de participatie, gelden dat over 1,5 seizoen de benodigde minimaal 8 uur (voor 2 spelende leden in een gezien 16 uur) participatie gehaald dient te worden. De eerste participatie bijdrage, bij niet voldoen aan het minimale aantal uren, zal aan het einde van het seizoen 2023-2024 worden geincasseerd.
• Voor seizoen 2022/2023 zal een start gemaakt worden om de kantinediensten (bar en keuken) op te nemen in de participatie, in de toekomst zullen de te kiezen taken uitgebreid gaan worden.
• Reeds gedane diensten in het kader van de participatie in de kantine (bar/keuken) in de eerste helft van het seizoen 2022/2023 zullen meegenomen worden in de telling van het minimaal aantal te halen participatie-uren. Voor de keukendiensten gedaan (en/of nog te doen) door de ouder(s)/verzorger(s) van jeugdleden in het seizoen 2022/2023 vragen wij u om dit via een mail aan ons te melden, zet in deze mail op welke datum en welk tijdsblok deze dienst uitgevoerd is. Uw mail kunt u sturen aan planning@olympia18.nl. Verantwoordelijkheid voor melding van deze dienst ligt bij ouder(s)/verzorger(s) van het spelend lid. Niet aangemelde diensten zullen als niet uitgevoerd worden beschouwd.
• De uit te voeren taken oud papier en de keukendienst (op zondag) door de seniorenteams blijven voor het seizoen 2022/2023 buiten de participatie.